Scribe- und Guidde-Alternativen aus der EU: worauf es beim Datenschutz wirklich ankommt

Wer Klickanleitungen oder Schulungsvideos erstellt, zeichnet zwangsläufig auf, was auf dem Bildschirm steht: Kundennamen im CRM, Zahlen im ERP, Gesichter und Stimmen von Kolleginnen und Kollegen. Deshalb fragen Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte bei Scribe, Guidde oder Tango früher oder später nach dem Serverstandort, und die Suche nach einer europäischen Alternative beginnt.

Dieser Beitrag ordnet die Frage in drei Ebenen: wo die Daten liegen, wem die Infrastruktur gehört und welche Dienste im Hintergrund mitlesen. Alle Anbieterangaben stammen aus den Datenschutz-, Sicherheits- und Unterauftragnehmerseiten der Anbieter, abgerufen am 10. Oktober 2026.

Wo Scribe, Guidde und Tango Daten verarbeiten

Scribe beantwortet die Frage im eigenen Trust Center knapp: Die Server stehen in den USA. Die Liste der Unterauftragnehmer nennt Amazon Web Services für Hosting und Speicherung, dazu unter anderem OpenAI, Anthropic, Google und AssemblyAI für KI-Funktionen, alle mit Sitz in den USA. Einzige Ausnahme in der Liste ist DeepL im Europäischen Wirtschaftsraum. Scribe verweist auf ein SOC-2-Type-II-Audit.

Guidde ist ein US-Unternehmen und nimmt laut eigener Erklärung am EU-US Data Privacy Framework teil, die aktuelle Fassung gilt seit dem 14. September 2026. Als Plattform nennt die Datenschutzerklärung unter anderem die Google Cloud Platform. Tango regelt Übermittlungen in seinem Auftragsverarbeitungsvertrag über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Beide verweisen auf SOC-2-Type-II-Berichte.

Damit ist keines der drei Werkzeuge per se unzulässig. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine anerkannte Übermittlungsgrundlage und ein Sicherheitsaudit sind vorhanden. Die Frage ist, wie belastbar diese Grundlage ist und ob sie zum Inhalt der Aufnahmen passt.

Die Rechtslage 2026: gültig, aber unter Vorbehalt

Die EU-Kommission hat am 10. Juli 2023 festgestellt, dass zertifizierte US-Unternehmen ein angemessenes Schutzniveau bieten. Das Gericht der Europäischen Union hat diesen Beschluss am 3. September 2025 bestätigt und die Klage des französischen Abgeordneten Philippe Latombe abgewiesen (Rechtssache T-553/23). Latombe hat Rechtsmittel beim Gerichtshof eingelegt (C-703/25 P), das Verfahren ist anhängig. Die beiden Vorgänger, Safe Harbor und Privacy Shield, hat der Gerichtshof 2015 und 2020 gekippt.

Die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Aufsichtsbehörden, hat in ihren Anwendungshinweisen zum Data Privacy Framework darauf hingewiesen, dass ein Angemessenheitsbeschluss keine Daueraussage ist:

Für ein Unternehmen, das heute Hunderte Anleitungen in einem US-Tool anlegt, heißt das: Fällt das Framework, braucht es kurzfristig eine andere Grundlage oder ein anderes Werkzeug. Bei Klickanleitungen ohne Personenbezug ist das ein überschaubares Risiko. Bei Videos mit Stimmen, Gesichtern und Kundendaten nicht.

Warum ein Server in Frankfurt allein nicht reicht

Viele US-Anbieter reagieren mit europäischen Rechenzentren. Loom bietet laut Atlassian seit Mai 2026 eine Datenhaltung in Deutschland (Frankfurt) an, allerdings nur für neu angelegte Arbeitsbereiche. Clueso, ein Anbieter mit Sitz in den USA, lässt Kunden zwischen Mumbai, Frankfurt und Kalifornien wählen. Das reduziert Übermittlungen in die USA. Es ändert aber nichts daran, dass ein US-Konzern nach dem CLOUD Act von 2018 verpflichtet werden kann, Daten herauszugeben, auch wenn sie in Europa gespeichert sind.

Wie das in der Praxis klingt, hat Anton Carniaux, Direktor für öffentliche und juristische Angelegenheiten bei Microsoft France, im Juni 2025 vor einem Untersuchungsausschuss des französischen Senats gezeigt. Gefragt, ob er unter Eid garantieren könne, dass Daten französischer Bürger nicht ohne Zustimmung der französischen Behörden an die US-Regierung gehen, antwortete er:

Die Aussage betrifft nicht nur Microsoft, sondern jeden Anbieter, dessen Infrastruktur einem US-Konzern gehört: Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure. Das schließt auch europäische Softwarefirmen ein, die dort hosten. Ein Server in der EU ist deshalb die notwendige, aber nicht die hinreichende Bedingung.

Europäische Alternativen im Überblick

Folge verfolgt den radikalsten Ansatz: Die Desktop-App für Windows und macOS speichert Anleitungen ausschließlich auf dem eigenen Rechner, laut Sicherheitsseite wird nichts hochgeladen, solange niemand aktiv veröffentlicht. Erst die optionale Folge Cloud nutzt DigitalOcean und Amazon S3 in der EU. Die persönliche Lizenz kostet laut Preisseite einmalig 75 Euro, Business-Lizenzen 130 Euro pro Platz. Entwickelt wird Folge von einem unabhängigen Entwickler in Europa. Videos mit Stimme erzeugt Folge nicht, das Ergebnis sind Dokumente mit Screenshots.

FlowShare kommt von der miraminds GmbH aus Deutschland und zeichnet Abläufe lokal auf dem eigenen Rechner auf, ausdrücklich auch in SAP. Im Enterprise-Plan gibt es eine Konfiguration für den Offline- und Self-Hosted-Betrieb. Der Professional-Plan kostet laut Preisseite 37,50 Euro pro Autor und Monat bei jährlicher Zahlung.

Tutobox aus Frankreich macht aus einer Bildschirmaufnahme eine Anleitung als PDF, Word oder PowerPoint und rechnet pro Anleitung ab, laut Preisseite ab 9,90 Euro. Gehostet wird in der EU. Die Datenschutzerklärung nennt allerdings Cloudflare und die Gemini-API von Google als Unterauftragnehmer, die außerhalb der EU arbeiten können, und das Unternehmen befindet sich laut derselben Seite noch in der Eintragung.

SendRec ist keine Anleitungs-Software, sondern eine quelloffene europäische Alternative zu Loom für kurze Video-Nachrichten. Laut Unterauftragnehmerliste läuft alles auf Servern der Hetzner Online GmbH, Transkription lokal mit whisper.cpp, Zusammenfassungen über den europäischen Endpunkt von Mistral. Wer will, betreibt SendRec selbst. Cap stammt zwar von einem US-Unternehmen, lässt sich aber ebenfalls selbst betreiben oder mit eigenem S3-Speicher verbinden.

Was in dieser Liste fehlt, ist ein europäischer Anbieter, der den vollen Funktionsumfang von Guidde abbildet, also KI-Stimme, automatische Schnitte und Übersetzung, ohne auf Rechenzentren oder KI-Dienste großer US-Konzerne zurückzugreifen. Die KI-Funktionen sind fast überall der Punkt, an dem Daten das eigene Haus verlassen.

Das gilt auch für Clypp, den Anbieter dieses Blogs. Vertragspartner ist eine deutsche GmbH, der Auftragsverarbeitungsvertrag beschränkt die Verarbeitung auf die EU und den EWR, eine Übermittlung in Drittländer braucht die vorherige Zustimmung des Kunden. Gehostet wird laut Datenschutzerklärung bei der Telekom, bei Google und bei Microsoft, vertraglich beschränkt auf Server in Deutschland und der EU, und auch Sprachausgabe und Transkription laufen über Dienste von Google und Microsoft. Damit gehört der Anbieter in dieselbe Gruppe wie Loom mit Frankfurt-Region: europäische Datenhaltung auf Infrastruktur von US-Konzernen. Der Unterschied liegt im Einsatzzweck: Gebaut ist die Software für Abläufe, die nicht am Bildschirm stattfinden, aufgenommen mit Kamera oder Smartphone an Maschine und Arbeitsplatz.

Einen breiteren Vergleich von Plattformen für SOPs und Arbeitsanweisungen bietet unser Beitrag KI-Tools für SOPs 2026, einen Überblick nach Einsatzzweck der Beitrag Loom-Alternativen 2026.

Drei Fragen vor der Auswahl

Erstens: Was ist auf den Aufnahmen zu sehen? Eine Klickanleitung für ein internes Formular ist etwas anderes als ein Video aus der Personalabteilung oder aus der Fertigung mit Gesichtern und Stimmen. Zweitens: Wer verarbeitet im Hintergrund? Die Liste der Unterauftragnehmer sagt mehr als jedes Siegel auf der Startseite, vor allem bei den KI-Funktionen. Drittens: Wie schnell ließe sich wechseln? Wer Hunderte Anleitungen in einem Format anlegt, das sich nicht exportieren lässt, hängt im Ernstfall an der Entscheidung eines Gerichts in Luxemburg.

Häufige Fragen

Ist Scribe DSGVO-konform nutzbar?

Scribe bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag und verarbeitet Daten in den USA. Ob das im eigenen Unternehmen zulässig ist, hängt von der Übermittlungsgrundlage, dem Inhalt der Anleitungen und der eigenen Risikobewertung ab. Eine pauschale Antwort gibt es nicht, auch nicht von einem Anbieter.

Gibt es eine europäische Alternative zu Guidde?

Eine Alternative mit gleichem Funktionsumfang ohne US-Infrastruktur ist uns nicht bekannt. Tutobox aus Frankreich erzeugt Anleitungen aus Bildschirmaufnahmen, nutzt für die KI aber Google. Für Anleitungen ohne Video sind Folge und FlowShare die Optionen mit der größten Kontrolle.

Reicht eine EU-Region bei einem US-Anbieter?

Sie verhindert die regelmäßige Übermittlung in die USA, nicht aber den Zugriff nach dem CLOUD Act. Für viele Inhalte ist das ausreichend, für besonders sensible nicht.

Was passiert, wenn der Gerichtshof das Data Privacy Framework kippt?

Dann entfällt die Grundlage für Übermittlungen an zertifizierte US-Unternehmen. Anbieter müssten auf Standardvertragsklauseln mit zusätzlichen Maßnahmen ausweichen, wie nach dem Ende des Privacy Shield 2020.

Die Frage nach der europäischen Alternative ist berechtigt, aber sie ist zu grob gestellt. Entscheidend ist, was aufgezeichnet wird, wer im Hintergrund mitliest und wie leicht sich ein Werkzeug wieder verlassen lässt. Für Klickanleitungen am Bildschirm gibt es gute lokale Lösungen. Für Abläufe in der Fertigung, die mit der Kamera aufgenommen werden, ist Clypp gebaut.