Elementar Analysensysteme
Die Elementar Analysensysteme GmbH ist einer der führenden Hersteller in der Hochleistungsanalytik von organischen und anorganischen Elementen. Das Unternehmen verfügt über mehr als 125 Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Herstellung von hochwertigen Analysengeräten.
In über 80 Ländern unterstützt Elementar wissenschaftlichen Fortschritt und wirtschaftliches Wachstum und liefert innovative Lösungen für Branchen wie Agrarwirtschaft, Chemie, Umwelt und Energie – stets mit Fokus auf Qualität und Kundennähe.
Die Herausforderung
Als Entwickler und Produzent technisch hoch-anspruchsvoller Analysensysteme steht Elementar fortlaufend vor der Herausforderung, die über Jahre gewachsenen und teilweise sehr komplexen internen Prozesse verständlich an Mitarbeitende zu kommunizieren. Gleichzeitig muss das Unternehmen seine Kunden ausführlich in der Benutzung der Produkte schulen und dabei unterstützen, das volle Potenzial der Technologie zu nutzen.
Die bisherige Dokumentation von Arbeitsabläufen und Produktfunktionalitäten war bislang jedoch sehr textlastig, dadurch wenig ansprechend und teils schwer verständlich.
Dadurch entstanden viele Nachfragen von Mitarbeitenden und Kunden, was dazu führte, dass viele Ressourcen zur Beantwortung der Anfragen gebunden wurden. Die langen, textlastigen Handbücher zu den Produkten führten auf Kundenseite zu Unklarheiten und teilweise zu Bedienungsfehlern, was schlussendlich die Kundenzufriedenheit negativ beeinflusste.
Die Entscheidung
Um effizientere Arbeitsabläufe zu ermöglichen und Fehler zu reduzieren, suchte das interdisziplinäre Team von Elementar eine einfache und trotzdem visuelle Methode zur Dokumentation von Produktnutzung, Softwarebedienung und Prozessen. Diese sollte nicht nur die Verständlichkeit der Anleitungen verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen internationalen Standorten erleichtern.
Die Lösung
Elementar setzt nun auf Clypp, um diese Herausforderungen zu lösen. Kurze, verständliche Video-Dokumentationen bestehend aus Video, Text und Screenshots dokumentierten komplexe Prozesse und Produkte. Die sogenannten Clypps werden in einer zentralen, mehrsprachigen Wissensdatenbank organisiert. Mitarbeitende weltweit können nun unabhängig von Zeit und Ort auf relevante Inhalte zugreifen.
Wiederkehrende Fragen, wie z.B. zur Zeiterfassung oder internen Softwareanwendungen, werden flexibel im Selbststudium erlernt - ergänzt durch personalisierte Einarbeitungsphasen. Dank präziser Suchfunktionen und nahtloser Integration in Tools wie Microsoft Teams finden Mitarbeitende schnell benötigte Informationen. Kontextbasierte Unterstützung über Links, QR-Codes oder eingebettete Inhalte vereinfachen den Arbeitsalltag und steigern die Effizienz.
Produktanleitungen können nun durch Videos ergänzt werden. Die KI-Funktionen in Clypp wie das automatische Ausblenden von Gesichtern oder die authentischen, multilingualen KI-Stimmen stellen eine hohe Qualität der Inhalte sicher.Clypp ist zur zentralen Wissensplattform gewachsen, die Produktivität und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen sowie mit Kunden nachhaltig verbessert.
"Videos sind bei unseren Mitarbeitenden und Kunden deutlich beliebter als Handbücher. Deshalb habe ich schon viele Video-Tools getestet und keines war ansatzweise so einfach zu bedienen wie Clypp. Dadurch können wir in kurzer Zeit mehr Inhalte erstellen als je zuvor - und das in höchster Qualität," sagt Dr. Bernd Grillenberger, Knowledge Manager
KPIs
Im initialen Projektzeitraum wurden Clypps zu den Themen SAP, technischer Service, Applikationen und Softwareentwicklung erstellt. Diese Inhalte wurden sowohl intern mit Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen als auch extern mit Kunden geteilt und getestet.
Die zu Beginn des Projekts definierten KPIs wurden durch Zeitmessungen und Umfragen präzise überprüft. Dabei ergaben sich folgende Ergebnisse:
Das Ergebnis
Die Einführung von Clypp als zentrale Wissensdatenbank, bestehend aus anschaulichen Videos und schriftlichen Anleitungen in verschiedenen Sprachen, hat bei Elementar entscheidende Vorteile geschaffen. AnwenderInnen, Service-TechnikerInnen und neue Mitarbeitende profitieren von einem besseren Verständnis und einer höheren Qualität in ihrer Arbeit. Prozesse wurden beschleunigt, das Onboarding neuer Teammitglieder optimiert und der Bedarf an persönlicher Betreuung deutlich reduziert. Gleichzeitig wird Elementar von Kunden als innovatives und servicezentriertes Unternehmen wahrgenommen, was die Kundenbindung nachhaltig stärkt.
Die Lösung entlastet den technischen Support, da weniger Service-Tickets anfallen, wodurch interne Ressourcen effizienter genutzt werden können. Audiovisuelle Inhalte, die direkt in Arbeitsabläufe integriert sind, bieten gezielte Unterstützung und erhöhen die Produktivität.
Mit jeder Erweiterung der Wissensdatenbank steigt der Nutzen für die Organisation, da Mitarbeitende jederzeit auf relevante Informationen zugreifen können.Langfristig trägt die moderne Arbeitsweise auch zur Stärkung des Employer Brandings bei. Elementar positioniert sich als attraktiver und moderner Arbeitgeber, was im Wettbewerb um Fachkräfte einen wichtigen Vorteil darstellt. Die Ergebnisse zeigen, dass audiovisuelle Inhalte nicht nur die Effizienz im Alltag verbessern, sondern auch strategische Vorteile schaffen, die den Unternehmenserfolg nachhaltig unterstützen.
Zusammenfassung
Die Einführung KI-gestützter Video-Tutorials und einer zentralen Wissensdatenbank hat bei Elementar die internen Abläufe, die Kundenzufriedenheit und die Servicequalität nachhaltig verbessert. Ein internationales Händlernetzwerk kann nun durch zentralisierte und audiovisuelle Schulungsmaterialien effizient geschult werden, was nicht nur das Verständnis für Produkte und Prozesse stärkt, sondern auch Bedienungsprobleme und operative Fehler signifikant reduziert.
Dank der Möglichkeit, Inhalte schnell und in verschiedenen Sprachen zu erstellen und zu verwalten, kann Elementar sein Wissensmanagement erfolgreich skalieren. Das Ergebnis: Steigende Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie eine verstärkte Wahrnehmung als innovativer und serviceorientierter Partner.
